Een gemeente slaat in het bevolkingsregister alle officiële gegevens op over haar inwoners. Het gaat om de belangrijkste informatie over inwoners zoals adres, geboortedatum en –plaats, burgerlijke staat, eventuele kinderen, … Tegenwoordig is het bevolkingsregister een computerbestand. De wijzigingen vinden soms automatisch plaats, zoals bij een geboorte of een huwelijk. In andere gevallen is het de inwoner zelf die de melding doet, zoals bij een adres- of beroepswijziging.
Het gebeurt dat de gemeente informatie uit het bevolkingsregister verstrekt aan derden of aan bepaalde instanties. Ook de inwoner zelf of de gemeente kan informatie uit deze registers opvragen en gebruiken. Om misbruiken tegen te gaan, bestaat er specifieke regelgeving over het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters. Hiervoor is de federale overheidsdienst Binnenlandse Zaken bevoegd. Aangezien de informatie eveneens persoonsgegevens bevat, is niettemin ook de Privacywet van toepassing.
Wat met genealogie of historisch onderzoek?
De regelgeving voorziet hier in bepaalde gebruiksmogelijkheden, namelijk het bekomen van informatie uit de bevolkingsregisters (hetzij door middel van uittreksels of getuigschriften, hetzij via raadpleging, hetzij door middel van personenlijsten) voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden.
Uittreksels en getuigschriften
Een eerste uitbreiding betreft de mogelijkheid om uittreksels en getuigschriften te bekomen voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke redenen.
De afgifte van deze documenten is vrij indien het gaat om gegevens uit bevolkingsregisters die meer dan 120 jaar geleden zijn afgesloten. Ook de afstamming in opgaande lijn mag vermeld worden indien dit werd gevraagd.
Voor de afgifte van uittreksels en getuigschriften met gegevens uit bevolkingsregisters die minder dan 120 jaar geleden afgesloten zijn, gelden er strengere regels. Hier speelt namelijk de bescherming van de privacy, waarbij de toestemming van de betrokken persoon of diens verwanten voor het vrijgeven van de gevraagde personengegevens vereist is (zijn er geen afstammelingen in de eerste graad, dan beslist het college van burgemeester en schepenen). Hierbij dient te worden benadrukt dat het aan de aanvrager zelf, en dus niet aan de gemeente, toekomt om aan deze toestemming te geraken.
Omwille van de bescherming van de privacy van de betrokken persoon, zijn langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner en zijn afstammelingen, werd een systeem uitgewerkt waarbij diens adres niet aan de aanvrager wordt medegedeeld. De aanvrager kan bij zijn aanvraag een brief toevoegen gericht aan de betrokkene. Deze brief wordt dan door de gemeente doorgezonden aan de bestemmeling, die vervolgens zelf beslist al dan niet in te gaan op het verzoek van de aanvrager en al dan niet beslist om zijn toestemming te geven.
De aanvraag gebeurt via een gemotiveerd verzoekschrift gericht aan het college van burgemeester en schepenen. Het verzoekschrift omvat tevens de verbintenis van de aanvrager dat hij de verkregen informatie enkel gebruikt voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden met vermelding van eventuele publicaties. Het college van burgemeester en schepenen kan steeds bijkomende inlichtingen vragen ter staving van de aanvraag.
Het verstrekken van personenlijsten
Een tweede uitbreiding betreft de mogelijkheid om voortaan ook personenlijsten te verstrekken aan onderzoekers die uitdrukkelijk doen blijken van een duidelijk historisch of ander wetenschappelijk belang. De lijst mag ook de afstamming in opgaande lijn vermelden.
Het verzoek tot het bekomen van personenlijsten uit de registers die minder dan 120 jaar geleden afgesloten zijn, dit met het oog op genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden, dient te worden gericht aan het college van burgemeester en schepenen aan de hand van een gemotiveerd verzoekschrift. Dit verzoekschrift omvat tevens de verbintenis van de verzoeker dat de verkregen gegevens enkel gebruikt zullen worden voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden met vermelding van de eventuele publicaties waarvoor deze gegevens zullen worden aangewend. Het college van burgemeester en schepenen, kan, alvorens de gevraagde informatie uit de bevolkingsregisters te bezorgen, aan de aanvrager alle bijkomende inlichtingen vragen ter staving van de gegrondheid van de aanvraag.